À l'ADEME - l'Agence de la transition écologique - nous sommes résolument engagés dans la lutte contre le réchauffement climatique et la dégradation des ressources.

Sur tous les fronts, nous mobilisons les citoyens, les acteurs économiques et les territoires, leur donnons les moyens de progresser vers une société économe en ressources, plus sobre en carbone, plus juste et harmonieuse.
Dans tous les domaines - énergie, air, économie circulaire, gaspillage alimentaire, déchets, sols, etc., nous conseillons, facilitons et aidons au financement de nombreux projets, de la recherche jusqu'au partage des solutions.

À tous les niveaux, nous mettons nos capacités d'expertise et de prospective au service des politiques publiques.

Dans un environnement en constante évolution, ce poste clef requiert une grande rigueur, une excellente réactivité et une forte capacité à travailler en synergie avec le PDG et la directrice de cabinet.

Vous assurez un appui opérationnel et stratégique au Président directeur général et à son cabinet.

À ce titre, vous veillez au bon déroulement des activités quotidiennes, à la coordination des agendas, à la préparation des réunions, au suivi administratif et logistique des déplacements, ainsi qu’à l’élaboration de dossiers.

Vous contribuez à assurer l’assistanat du Président directeur général et des membres du cabinet ; vous assurez également les ordres de mission et la gestion du budget de déplacement du cabinet et du PDG.

A cette fin, vous êtes notamment chargé des missions suivantes :

Logistique et administration générale :

- Gérer le courrier postal et électronique du PGD et la partie « réponses » des courriers de la présidence en lien avec le cabinet,

- Organiser, planifier des réunions et tenir à jour l’agenda du PGD en coordination avec la directrice de cabinet,

- Alerter sur des situations, des réponses attendues ou des urgences à traiter,

- Être facilitateur et force de proposition au sein du cabinet pour élaborer les réponses,

- Assurer une veille de la gestion des courriers et autres dossiers, capitaliser les actions, réponses et traitements de situations qui contribuent à améliorer la qualité et l’efficacité du travail,

- Prendre en charge l’accueil téléphonique et physique, orienter et conseiller les interlocuteurs,

- Organiser et gérer les déplacements du PGD, gérer les états de frais du président et de son cabinet,

- Assurer le suivi du budget des déplacements de l’ensemble de la présidence et du cabinet,

- Suivre et traiter des dossiers et affaires réservées.

Traitement et mise en forme de l’information :

- Produire des courriers, rapports et préparer des documents divers,

- Collecter, hiérarchiser les informations et données utiles à la préparation de réponses, réunions ou interventions du PGD,

- Préparer des supports de présentation,

- Assister à certaines réunions de direction, en assurer l’organisation et la gestion efficiente, la prise de notes et la rédaction de comptes rendus en lien avec la directrice de cabinet,

- Contribuer à la structuration et la mise en visibilité des actions de la direction,

- Assurer la gestion et le suivi de dossiers spécifiques,

- Tenir à jour des tableaux de bord, KPIs,

- Organiser et assurer le classement des dossiers et documents à archiver,

- Veiller à la mise à jour des pages IntrADEME dédiées.

Vous pouvez être amené à réaliser de façon ponctuelle des missions concourant au bon fonctionnement et aux missions confiées de l’ensemble de la direction générale.

Dans le cadre de la continuité du service, vous pouvez assurer également de façon ponctuelle le remplacement ou le renfort des autres personnels administratifs de la direction, notamment par rapport aux temps partiels et pendant les périodes congés.

- Formation en assistanat de direction/communication/droit/gestion ou autre de niveau minimum BAC+2 ou 3

- Expérience confirmée de l’assistance auprès de dirigeants

- Capacité d’organisation et gestion des priorités dans un contexte de forte activité – souvent très changeant nécessitant de la réactivité dans des délais très contraints et du sang froid

- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe en particulier pour la bonne diffusion de l’information

- Capacités rédactionnelles nécessaires pour la proposition de réponses à des courriers/mails

- Rigueur et méthode

- Adaptabilité, capacité d’autonomie et d’initiatives

- Maitrise des outils informatiques et numériques

- Discrétion, sens de la diplomatie et respect des règles de confidentialité

- Grande disponibilité

- Qualités relationnelles et convivialité

Intégrer l'ADEME, c'est :

- Devenir acteur de la Transition Ecologique vers un modèle prospère mais économe en ressources et en énergie
- Construire, à nos côtés, une Agence responsable et exemplaire
- Rejoindre une organisation qui investit dans la montée en compétences de ses salariés
- Bénéficier de conditions de travail telles que : télétravail, flexibilité des horaires...
- S’engager dans une démarche de labellisation Employeur Pro Vélo, encourageant la mobilité à vélo de ses salariés